Manfaat Penerapan ERP

Globalisasi dunia telah membuat jaringan bisnis semakin meluas. Domain konsumen dari sebuah perusahaan tidak lagi hanya berasal dari satu region melainkan dari seluruh dunia. Hal utama yang perlu diberikan perusahaan kepada setiap pelanggannya dalam menghadapi globalisasi dunia bisnis adalah kemudahan untuk mendapatkan informasi tanpa harus terhambat oleh masalah waktu dan jarak. Teknologi Informasi dapat menyelesaikan masalah tersebut, oleh karena itu kita mengenal sebutan “teknologi tanpa batas” untuk Teknologi Informasi.

Saat ini, penerapan Teknologi Informasi semakin trendi saja dikalangan para pengusaha. Efisiensi waktu dan biaya yang ditawarkan oleh Teknologi Informasi, membuat para pengusaha merasa wajib untuk menerapkannya dalam proses manajemen di perusahaan. Bagi mereka yang selalu fokus terhadap kebutuhan pelanggan, tidak akan berpikir dua kali untuk menerapkan Teknologi Informasi dalam proses kerjanya.

Globalisasi dunia bisnis menuntut perusahaan untuk dapat mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi masing–masing pihak yang berkepentingan (bukan hanya konsumen) dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Teknologi Informasi dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi dari mulai memasukkan informasi, menyimpan, dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap orang bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan mudah. Oleh karena itu proses penyampaian pesan, informasi, maupun pengetahuan dapat lebih cepat, mudah dan dijamin up to date.

Otomatisasi proses pengelolaan informasi dapat dilihat salah satunya dalam penerapan Enterprise Resources Planning (ERP). Mekanisasi proses kerja dengan menggunakan ERP, mengharuskan para karyawan untuk mengirimkan informasi pada satu sumber. Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada satu tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai data, karena setiap departemen/divisi mengirimkan data mereka pada tempat ini.

Efisiensi biaya, waktu dan tenaga dalam penerapan Teknologi Informasi melalui pelaksanaan sistem manajemen ERP juga dapat dibuktikan melalui :

• Single Entry, maksudnya dalam ERP, Anda hanya cukup satu kali memasukkan data untuk mendapatkan beberapa laporan.
• Melalui ERP status barang/order dapat dipantau setiap saat.
• Data base marketing Anda dapat dilihat dan diperbarui setiap saat.
• Dengan menggunakan teknologi komputer, Anda tidak lagi memerlukan banyak paperwork, cukup menyimpan soft-copynya dan data /laporan dapat diprint/cetak kapan saja diperlukan.
• Pencarian data dapat lebih mudah dan cepat, karena semuanya telah didokumentasi dan dikordinasi dengan baik oleh pusat data yang telah terbentuk dalam sistem ERP.
• Mengurangi Lead Time, maksudnya penyebaran informasi dilakukan secara serempak dan bersamaan ke tiap departemen, sehingga proses di tiap departemen terkait dapat dilaksanakan segera dan secepatnya tanpa harus saling menunggu sampainya informasi.

Selain faktor efisiensi waktu, biaya, dan tenaga, penerapan ERP juga dapat dijadikan sebagai sarana belajar bagi para karyawan untuk meninggalkan budaya kerja lama. Budaya kerja lama yang dimaksud salah satunya adalah kebiasaan karyawan melempar tanggung jawab bila terjadi suatu kesalahan dalam proses kerja. Padahal yang seharusnya dilakukan adalah mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan yang terlanjur terjadi. Kontribusi ERP dalam hal ini adalah membantu pelaksanaan dan pendokumentasian komunikasi internal antar karyawan.

Dengan adanya pendokumentasian ini, kita dapat memantau dan mengendalikan kinerja setiap proses. Untuk selanjutnya tinggal dipikirkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang seharusnya dilakukan.

Kelancaran proses kerja sebagai hasil dari penerapan ERP dapat membantu perusahaan memenuhi keinginan pelanggan sehingga perusahaan dapat mencapai kepuasan pelanggan. (IS)